5 coisas muito simples que deves fazer antes de qualquer reunião

Tendo já alguma experiência no campo dos projectos, eventos e parcerias, tanto a nível profissional como a nível de hobbies, partilho convosco três acções muito simples que devem sempre fazer antes, durante e depois de uma reunião.

Sei muito bem que não sou a única a arrancar o ano com projectos na manga. Eu vejo-vos também a lançar os vossos e tenho adorado esta energia de recomeços e novidades a aparecer. Mas, com novos projectos, surgem novas reuniões e a necessidade de nos encontrarmos com parceiros.

Vejamos então quais são as 5 coisas que devem sempre fazer quando se encontram com alguém, quem quer que seja, mesmo que seja uma amiga de longa data com a qual nem têm negócio nenhum.

Chegar a tempo

Ai amigos… “chegar a tempo” pode parecer uma dica super óbvia, não é? Então porque é que tão pouca gente (em Portugal) age como se chegar à hora combinada fosse uma opção? Como se deixar a outra pessoa à espera não fosse minimamente grave nem uma falta de respeito? Claro que acontecem imprevistos, mas na maioria das vezes o trânsito não é uma boa desculpa, pois poderia ter sido evitado ou enfrentado saindo mais cedo de onde quer que estivessem.

Este é um problema cultural que temos. Em Portugal simplesmente não se leva muito a sério a necessidade de se chegar a horas. Não dez nem quinze minutos depois, mas à hora. Isto é evidente, não só pela forma como as pessoas agem umas com as outras, mas pelos próprios transportes. Como eu costumo dizer “quando uma pessoa viaja é que tem noção do qual mal (ou bem) certas coisas funcionam no nosso país”. A pontualidade é uma delas.

O mínimo a fazer, em qualquer situação, é chegar-se a horas. É boa educação e mostra respeito pelo tempo da outra pessoa.

Assumir o compromisso

Na mesma linha, também é importante esta ressalva: sempre que combinam um dia e hora para encontrarem alguém, levem esse compromisso a sério. Não têm que assumir, no dia do encontro, que já não vai acontecer porque não tiveram mais contacto até lá. Isto acontece imenso em Portugal e, para mim, não faz sentido nenhum. Sim, já me aconteceu ir para um sítio onde tinha algo combinado e ninguém aparecer só porque não confirmámos 50 vezes nessa semana que aquilo ia mesmo acontecer. Se está marcado, está marcado. Não percebo a dúvida.

Levar um tema pensado

Isto é muito importante: antes de uma reunião:

Não enviar um email a dizer que gostariam de marcar uma reunião para apresentar uma proposta ou discutir uma ideia.

Ninguém quer ir potencialmente perder tempo para discutir algo que não sabe o que é. E escusam também de perder o vosso tempo: ao abrirem o jogo logo no primeiro email relativamente ao objetivo ou tema da reunião, o destinatário conseguirá logo dizer-vos se está, ou não, interessado, o que poupará tempo a todos os envolvidos.

Ou seja, logo num primeiro contacto devem explicar sobre o que vão falar na reunião. Caso não sejam vocês a contactar a pessoa, mas sim o contrário, exijam vocês (de forma educada) que a pessoa mencione qual será o propósito da reunião e quais serão os temas abordados.

Isto tem dois grandes objectivos: poupar tempo a todos e garantir a que reunião é o mais produtiva possível.

Win Win

Outra coisa que devem – mesmo – fazer quando se encontram com alguém para apresentar uma ideia ou um projecto: deixar muito claro aquilo que a outra pessoa vai ganhar se aceitar comprar, participar ou colaborar naquilo que vocês estão a apresentar. Nada mais funciona.

Se querem convencer alguém a, por exemplo, patrocinar um evento que estão a organizar, expliquem quem irá estar presente no vosso evento e de que forma é que a marca ganhará com isso, seja com exposição (e convém, neste caso, especificar como), reconhecimento, com uma oferta vossa de serviços de vídeo ou fotografia, etc.

Nunca se sentem com alguém com uma proposta que, muito claramente, vos beneficia a vocês e à outra pessoa… nem por isso. Isto é muito fácil de fazer, basta porem-se do outro lado, na pele da outra pessoa. Perguntem-se: e se fosse comigo e me estivessem a fazer esta proposta, será que eu veria imediatamente o benefício?

Tudo o que disserem que não deixe claro que a outra pessoa também sairá a ganhar, vai parecer um pedido de ajuda a alguém que (provavelmente) mal conhecem.  

Agradecer

Sim, sim sim! Tal como aconselho a que agradeçam após uma entrevista de emprego, o mesmo conselho é válido para depois de uma reunião ou encontro no âmbito de um novo projecto. Fica bem e é uma forma de se mostrarem gratos pelo tempo que a outra pessoa investiu em se encontrar convosco e ouvir as vossas ideias.

É muito simples, não acham? Todas estas dicas o são. No fundo, mostrar respeito pelos outros não é nada difícil, só precisamos de fazer um esforço para implementar certos hábitos na nossa forma de agir e de comunicar com eles. 😊

Têm outras dicas que queiram partilhar neste contexto? Adorava conhecê-las!